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Vor der Annahme von Kundenaufträgen oder einer Angebotslegung hat ganz allgemeine eine Vertragsprüfung zu erfolgen. Diese beinhaltet genauso eine Überprüfung der Herstellbarkeit, ob das zu fertigende Angebotsprodukt mit dem bestehenden Equipment überhaupt fertigbar ist.
Ganz allgemein kann gesagt werden, dass die Auftragsprüfung im Falle von Auftragsfertigungen (z.B. kundenspezifischer Anlagenbau, Großmaschinenbau, Handwerk usw.) ganz besonders wichtig ist. Bei der Vertrags-/Anbots-/Auftragsprüfung handelt es sich neben der Vollständigkeitsüberprüfung der übergebenen Spezifikationen auch um eine Überprüfung der zugrundegelegten Normen (die österreichischen ÖNORMEN und die DIN-NORMEN sind weitgehend abgeglichen; die übrigen Länder haben davon mehr oder weniger abweichende Normen; die angelsächsischen Länder wiederum benützen nicht das metrische Maßsystem). Die Harmonisierungsdokumente der EU werden hier hoffentlich eine Besserung bringen. Weiters geht es um die Überprüfung der Herstellbarkeit und auch Prüfbarkeit eines bestimmten Produktes auf einem bestehenden oder neu zu entwickelnden Herstellungsprozeß. Ebenfalls wird überprüft, ob der Auftrag auf bestehenden oder erst anzuschaffenden Fertigungseinrichtungen und Prüfeinrichtungen gefertigt und geprüft werden kann. Eine solche Überprüfung ist sowohl bei Anboten bzw. Auftragseingängen für Standardprodukte oder Katalogware notwendig als auch umsomehr bei kundenspezifischen Aufträgen z.B. im Anlagenbau oder bei Großmaschinen mit ganz bestimmten, kundenspezifisch definierten Eigenschaften. Als ein Beispiel für kundenspezifische Aufträge kann die Bestellung einer Großmaschine gelten, wo zur Angebotslegung zuerst einmal geprüft werden muss, ob die vom Kunden gewünschte Anlage technisch möglich und mit den Möglichkeiten der Firma gefertigt werden kann. Zuletzt, aber aus kaufmännischer Sicht für den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens besonders wichtigist die Überprüfung der Kosten und des Anbotspreises. Sich häufig wiederholende, ähnliche Aufträge erfordern einen entsprechend geringeren Überpüfungsaufwand als erstmalige Aufträge für neue Produkte, Verfahren, Methoden, Dienstleistungen oder Tätigkeiten.
Eine derartige Überprüfung ist sehr umfassend anzusehen und geschieht nicht ausschließlich nur an der Schnittstelle Vetriebsabteilung-Kunde in Form einer Vertrags- oder Anbotsüberprüfung. Darüberhinausgehend sind die Elemente einer Vertragsprüfung (dann allerdings wird diese anders genannt) auch fertigungsintern in sämtlichen Fällen durchzuführen, egal ob es sich um ein neu entwickeltes oder umentwickeltes Produkt, eine Produktvariante oder ein spezielles Anbot (z.B. eine kundenspezifische Auftragsfertigung) handelt.
Betriebe mit eigener Entwicklungsabteilung
Im Falle einer Übernahme eines neu entwickelten Produktes aus der eigenen Entwicklungsabteilung wird diese frühzeitig die Möglichkeiten der Fertigung miteinbeziehen. Die Prüfung der Fertigungstauglichkeit wird in den Punkten "Kundenforderungen" und "Prüfung der Herstellbarkeit und Fertigungstauglichkeit" geprüft.
Auftragsfertigung für Fremde in Betrieben mit eigener Entwicklung
Auch in Betrieben mit eigener Entwicklungsabteilung können Fremdaufträge zur besseren Fertigungsauslastung hereingenommen werden oder diese Möglichkeit ist zumindest vorzusehen. Für diese Produkte stellt dann ein solcher Betrieb einen reinen Zulieferbetrieb dar und ist somit hinsichtlich der Vertragsprüfung auch gleich wie ein solcher zu behandeln.
Zulieferbetriebe ohne eigene Entwicklung
Bei typischen Zulieferbetrieben ohne eigene Fertigung ist das QM-Element "Vertragsprüfung" von großer Wichtigkeit. In diesem Falle liegt in den meisten Fällen eine vertragsmäßig geregelte Situation vor. In diesem Falle, wo die Entwicklung "außerhalb" liegt, sind die Möglichkeiten der eigenen Fertigung sowie des eigenen Know-how's ganz besonders zu prüfen, um nicht Aufträge hereinzunehmen, bei denen man nur draufzahlt oder die man nicht auftragskonform erfüllen kann oder wo eine Menge Nacharbeit erforderlich ist.
Hinweis 1: Ein Fremdauftrag unterscheidet sich von einer Eigentwicklung nur darin, dass die Produktentwicklung nicht im eigenen Hause erfolgt. Aber auch bei Fremdaufträgen (wenn die Fremdentwicklung beim Kunden erfolgt) geht der Trend hin zu Systemfertigung mit gemeinsamer Entwicklungstätigkeit mit dem Kunden, welche ebenfalls vertraglich abzusichern ist (Vertragsprüfung). Die weitere Vorgangsweise, bestehend aus Prozeßentwicklung sowie Bereitstellung geeigneter Fertigungseinrichtungen (vergl. Kap. "Prozeßlenkung") und die Prüfentwicklung (vergl. Kap. " Prüfen") läuft für Fremdaufträge und Auftrag mit Eigenentwicklung vollkommen analog ab. Das bedeutet, dass auch für Fremdaufträge alle weiteren Kapitel, insbesondere aber die zuvor zitierten, Gültigkeit haben.
Hinweis 2: Im öffentlichen und öffentlichkeitsnahen Bereich ist es üblich, Angebote und Pflichtenhefte sehr genau abzustimmen und mit mehreren potentiellen Lieferanten Vorgespräche bzw. Vergabegespräche zu führen. Die formale Vorgangsweise wird dabei z.B. in der ÖNORM A 2050 festgelegt (vergl. hierzu Punkt "Beschaffung").
Hinweis 3: Eine terminliche und kapazitätsmäßige Überprüfung eines neuen Auftrages gehört unabhängig von einer QM-Betrachtung zu den kaufmännischen Gebarungen eines jeden Unternehmens, sodass hierauf nicht eingegangen werden muss.